Historiador y archivista profesional
Gestión documental con criterio profesional para empresas que no pueden permitirse perder un documento.
Soy Juan Pablo Santos Florez, Historiador y Archivista con T.P. N.º 1120. Asesoro y capacito a empresas privadas en la organización, conservación y control de sus documentos físicos y electrónicos.
Del archivo acumulado al archivo que protege a la empresa
- Acumulación
- Clasificación
- Disposición final
Se guarda todo y nada se encuentra. Así empieza el riesgo:
- Costo de almacenamiento que crece cada año.
- Soportes que no aparecen ante la DIAN, la UGPP o un juez.
- Datos personales conservados más tiempo del justificado.
- Documentos electrónicos sin garantías de autenticidad.
Cada documento pertenece a una serie documental. Cada serie tiene un código, un responsable y un plazo de retención sustentado en la norma.
Cumplido el plazo, se conserva lo que tiene valor permanente y se elimina, con acta y soporte técnico, lo que ya cumplió su función.
Ese criterio es el que diseño con cada empresa.
Siga bajando para ver el proceso.
¿Qué tan expuesto está el archivo de su empresa?
Cinco preguntas. Responda según la situación actual de su empresa y vea el resultado en tiempo real. Nada de esto se envía ni se guarda.
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¿Su empresa tiene definido cuánto tiempo conserva cada tipo de documento?
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¿Podría entregar en 48 horas un soporte de hace cinco años si lo pide la DIAN o un juez?
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¿Cuando elimina documentos, deja un acta que justifique la eliminación?
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¿Las hojas de vida y los datos de personas retiradas tienen un plazo de conservación definido?
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¿Sus documentos digitalizados o electrónicos tienen reglas de autenticidad y respaldo?
Decidir qué se conserva y qué se elimina es una decisión técnica y jurídica.
Soy historiador y archivista profesional, con tarjeta profesional conforme a la Ley 1409 de 2010. La gestión documental no es ordenar cajas: es decidir, con fundamento normativo y conocimiento de la organización, qué documentos conservar, durante cuánto tiempo y con qué garantías.
Esa es la diferencia entre un archivo que acumula y un archivo que protege a la empresa. En el podcast Gestión Documental para la gente analizo la normativa y la práctica de la gestión documental en Colombia.
- Productor
- Juan Pablo Santos Florez
- Formación
- Historiador, Universidad Industrial de Santander
- Habilitación
- Archivista, T.P. N.º 1120
- Experiencia
- 4 años
- Sectores
- Sector Privado y Público
Cómo trabajo con su empresa
Abra cada carpeta para ver qué incluye.
Instrumentos que ordenan la gestión documental
Diseño los instrumentos con plazos sustentados en la normativa aplicable a su sector. Cuando la empresa organiza sus fondos, dirijo y valido técnicamente el proceso.
- Diagnóstico integral de archivos
- Cuadro de clasificación documental
- Tablas de retención documental
- Programa de gestión documental
- Política de documento electrónico
- Dirección técnica de procesos de organización
Acompañamiento continuo a su equipo
Resolvemos casos concretos a medida que se presentan, con criterio técnico y respaldo normativo.
- Qué se puede eliminar y cómo soportarlo
- Respuesta a requerimientos y auditorías
- Conservación de documentos electrónicos como prueba
- Retención documental y protección de datos personales
Formación práctica para quienes producen los documentos
Capacitaciones en la empresa o talleres abiertos virtuales, diseñados según el sector, los cargos y los procesos.
- Responsables de archivo y gestión documental
- Talento humano
- Áreas contable y jurídica
- Talleres abiertos virtuales
También acompaño a entidades públicas en la elaboración y actualización de sus instrumentos archivísticos.
Qué recibe al suscribirse
- Cada nuevo episodioApenas se publica, directamente en su correo.
- Una nota técnica por episodioNormas citadas, plazos de conservación y su aplicación práctica en la empresa.
- Cambios normativosLas novedades que afectan la gestión documental de las empresas.
- Prioridad en talleresAcceso preferente a los cupos de los talleres abiertos.
Lo que suelen preguntar las empresas
¿Mi empresa está obligada a tener tablas de retención documental?
No en los mismos términos que una entidad pública, pero sí está obligada a conservar sus libros, soportes contables, tributarios y laborales durante plazos legales. Una tabla de retención es la forma ordenada de cumplir esas obligaciones y de eliminar con respaldo lo que ya no se necesita.
¿Trabaja con empresas pequeñas?
Sí. El alcance del trabajo se ajusta al volumen documental y a los riesgos de cada empresa.
¿Atiende fuera de Bogota?
Si MODALIDAD: PRESENCIAL, REMOTA O MIXTA.
¿Ofrece capacitaciones a la medida?
Sí. Se diseñan según el sector, los cargos y los procesos de cada empresa.
Escuche el próximo episodio con la nota técnica en su correo.
Para consultas sobre servicios, escriba a contacto@asesoriaarchivistica.co.